Resumen de la comisión 9-22-2020: Customer Cloud Service (CCS) a punto de implementarse

La implementación del proyecto que moverá el sistema de información y facturación del cliente de Grant PUD a "la nube" se retrasará levemente, lo que permitirá una fase de prueba extensa del nuevo programa.

Inicialmente programada para su implementación a principios de agosto, se estableció una fecha de lanzamiento revisada para el 21 de septiembre al principio del proyecto. El martes, los comisionados se enteraron de que la actualización apunta a completarse el 16 de noviembre.

El director de atención al cliente, Dave Churchman, dijo que el sistema Oracle basado en la nube reemplazará al anticuado sistema de servicio al cliente administrado internamente de la empresa, que llegó a un punto en el que ya no es compatible. Añadió que dedicar más tiempo a la fase de prueba garantizará un mayor grado de confianza en que el nuevo sistema se lanza sin problemas.

El personal ha estado trabajando con los contratistas en el proyecto desde el otoño pasado y actualmente se encuentran en las etapas finales de preparación para la implementación. El nuevo sistema combina la facturación y la atención al cliente con una herramienta de gestión de datos de medidores que utilizará el sistema de medidores avanzados de Grant PUD para proporcionar capacidades de análisis, automatización del trabajo de campo, información sobre el servicio al cliente y más.

Churchman dijo que el proyecto ha sido un esfuerzo en equipo de todos los involucrados y que el nuevo sistema le dará a la empresa de servicios públicos una funcionalidad adicional que posicionará a la organización para el futuro al tiempo que proporcionará una mayor eficiencia.

La implementación total del nuevo programa se estima en $ 7.3 millones, aproximadamente un 18.1% más de lo previsto. El aumento se debe a los costos de mano de obra adicionales para permitir pruebas adicionales. Se prevé que el cambio al sistema basado en la nube reducirá los costos con el tiempo, ya que la empresa de servicios públicos no asumirá los gastos asociados con las actualizaciones importantes de un sistema en el sitio cada pocos años. .

(Escuche la discusión que comienza a las 1:43:15 del audio de la comisión. Los detalles completos están disponibles en las páginas 61-72 del materiales de presentación)

Durante la reunión del martes Comisionados:

- Recibió un Actualización de los grupos de Asuntos Públicos y Asuntos Externos sobre los esfuerzos de alcance comunitario del año. El trabajo incluye la participación en una serie de organizaciones y grupos de la industria para garantizar que la energía hidroeléctrica sea reconocida como un recurso limpio y ecológico y amplifique nuestra voz como empresa de servicios públicos.

Los esfuerzos dieron sus frutos el martes con un anuncio de la Asociación de Energía Pública del Noroeste de que Grant PUD había ganado dos premios al primer lugar, uno a la mejor campaña publicitaria y otro a las "publicaciones especiales". La campaña ganadora de premios presenta los extravagantes "Fiber Guys" y los materiales que respaldan la expansión de la red de fibra óptica de Grant PUD. La publicación especial fue una "caja de cereal" didáctica creada como un accesorio divertido para la capacitación de liderazgo de los empleados. Fiber Guys obtuvo 51 de 50 puntos posibles, la caja de cereal un perfecto 50 de 50, ambos primeros en la historia del programa de premios. El Informe anual de Grant PUD 2019 obtuvo el segundo lugar. (4:22:00 en el audio de la comisión. Páginas 98-114 en el materiales de presentación paquete).

- Escuchado de El Gerente de Seguridad Fallon Long sobre el trabajo continuo para actualizar la tecnología relacionada con la seguridad, incluidos los lectores de credenciales y las cámaras de seguridad en las instalaciones del Distrito. Grant PUD recibió una auditoría de protección de infraestructura crítica limpia y actualmente está realizando una evaluación de riesgo físico parcial, dijo Long, que también recapitula una serie de incidentes de seguridad relacionados con la recreación. El gerente de emergencias Dave Ponozzo describió la respuesta oportuna y efectiva de Grant PUD a la epidemia de COVID que aseguró la continuidad de las operaciones.

"Ha hecho un trabajo excelente y sus resultados lo demuestran", dijo el comisionado Nelson Cox. "Todos se acercaron a la fiesta y se pusieron en fila y se nota en este punto. Ustedes hicieron un gran trabajo llevándolos allí". (3:17:25 en el audio de la comisión. Páginas 74-86 en el materiales de presentación paquete).

- Escuché lo último sobre los esfuerzos hacia la mejora continua, la acción correctiva y el desempeño humano en la búsqueda de la excelencia de Grant PUD. (3:47:45 en el audio de la comisión. Páginas 16-42 en el materiales de presentación paquete).

-Escuchado de la Gerente de Adquisiciones y Almacén, Carol Mayer, quien brindó una descripción general del proceso de adquisiciones de la empresa de servicios públicos y, al mismo tiempo, destacó las ganancias en eficiencia que el departamento continúa obteniendo.

• Los logros de eficiencia del departamento incluyen: El uso de asociaciones estratégicas para acceder y, en ocasiones, almacenar materiales.
• Actualizaciones de los RCW de adquisiciones que han dado como resultado un mayor número de órdenes de compra que requieren menos tiempo de recursos que el proceso del contrato.
• Utilizar opciones de compra cooperativas aprobadas que reducen el tiempo para desarrollar especificaciones, solicitar contratos, publicitar y, en algunos casos, administrar contratos.

Mayer dijo que el departamento generalmente procesa aproximadamente 150 contratos y más de 200 órdenes de cambio al año, mientras que también procesa un volumen de 8,000 o más artículos de línea de órdenes de compra cada año.

(Ver detalles completos están disponibles en las páginas 43-59 del materiales de presentación. Escuche la discusión a las 1:08:25 del audio de la comisión).

-Recibió una actualización del Gerente Senior de Liderazgo y Desarrollo Organizacional, Thomas Stredwick, cuando presentó el informe comercial trimestral del grupo. Stredwick compartió el estado de las actividades clave dentro del departamento, que incluyen:

• Una nueva guía de incorporación que se utilizará para ayudar a los nuevos empleados que se unan a la empresa de servicios públicos.
• Una encuesta de evaluación del compromiso de los empleados que se compartirá a finales de este año. Se prevé que la herramienta se utilice cada dos años.
• Actualizar y consolidar las políticas existentes de recompensa y reconocimiento de empleados en un enfoque simplificado.
• El desarrollo de una estrategia de aprendizaje organizacional que resultará en un método estratégico para mejorar el aprendizaje de los empleados y las oportunidades de crecimiento.
• Desarrollo prioritario de la fuerza laboral que ayudará con la planificación de recursos a largo plazo de la empresa de servicios públicos.

(Ver detalles completos están disponibles en las páginas 116-136 del materiales de presentación Escuche la discusión a las 4:52:30 del audio de la comisión).

Los comisionados también:

- Aprobó por unanimidad autorizar al Gerente General / CEO, en nombre de Grant PUD, a ejecutar una orden de cambio al Contrato 430-08470 con Volt Workforce Solutions para servicios de mano de obra temporal especializada. La compañía ha estado contratando a Grant PUD desde 2006, más recientemente en incrementos de 5 años. El cambio aumenta la cantidad no excedente del contrato en $ 1.5 millones para un nuevo contrato total de $ 2,35 millones y extiende la fecha de finalización del contrato hasta el 31 de diciembre de 2022. (2:36:45 en el audio de la comisión. Páginas 7 -12 en el paquete de comisión)

- Aprobado por unanimidad autorizando al Gerente General / CEO, en nombre de Grant PUD, a ejecutar la Orden de Cambio No. 4 - Enmienda GMP al Contrato 130-09724 con Quanta Electric Power Construction para construir nuevas subestaciones, expandir subestaciones existentes y construir una nueva línea de transmisión dentro del alcance del paquete Design Build 2 de 11 proyectos. La orden de cambio aumenta el monto del contrato no excedente en $ 51,930,956.00 para un nuevo contrato total de $ 58,162,251.26. (Páginas 14-99 en el paquete de comisión)

- Aprobó por unanimidad autorizar al Gerente General / CEO, en nombre de Grant PUD, a ejecutar la Orden de Cambio No. 19 al Contrato 230-4249 con Andritz Hydro Corporation para trabajos de reparación en los servomotores de puerta peatonal de la Unidad PR8 en Priest Rapids Dam. La orden de cambio aumenta el monto máximo del contrato en $ 140,440.00 para un nuevo contrato total de $ 1,721,831.00. (Páginas 101-111 en el paquete de comisión)